Combien de temps devez-vous conserver des documents d'affaires pour l'ARC ou l'IRS?
Combien de temps devez-vous conserver des documents d'affaires pour l'ARC ou l'IRS?
Le nombre d'années est différent au Canada et aux États-Unis
Question: Combien de temps dois-je conserver mes documents d'affaires?
Répondre:
Aux fins de l'impôt, vous devez conserver vos déclarations de revenus et vos autres documents commerciaux pendant six ans au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) déciderait d'examiner vos déclarations de revenus et / ou de vérifier votre petite entreprise. ( Ne veulent pas d'une vérification de l'ARC Évitez ces 10 drapeaux rouges .) Cela comprend les dossiers sur support papier ou électronique et devrait inclure toutes les pièces justificatives pour le revenu et les réclamations pour les dépenses déductibles.
Pour les déclarations de revenus américaines, «conserver les documents pendant trois ans à compter de la date où vous avez produit votre déclaration originale ou deux ans à compter de la date à laquelle vous avez payé la taxe, selon la plus tardive de ces déclarations. dossiers pour sept ans si vous déposez une réclamation pour une perte de titres sans valeur ou déduction de créances irrécouvrables "( IRS ).
Apprendre encore plus:
Qu'est-ce qui compte comme revenu d'entreprise au Canada?
Quelles dépenses d'entreprise peuvent être déduites?
En fait, l'Agence du revenu du Canada (ARC) indique que «si vous produisez votre déclaration à temps , gardez vos dossiers pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent» (nous soulignons). Cependant, les six années sont à partir de la fin de la période pour laquelle la déclaration de revenus a été déposée, donc pour une déclaration de revenus déposée en 2015, vous devez conserver les dossiers jusqu'au 31 décembre 2021 (un jour moins de sept ans). La plupart des entreprises conservent leurs dossiers pendant sept ans pour éviter toute confusion.
Si vos documents sont sous forme électronique, ils doivent être disponibles dans un format lisible par l'ARC. Pour de plus amples renseignements sur les exigences en matière de tenue de dossiers électroniques, voir la circulaire de l'ARC IC05-1R1, Tenue de dossiers électroniques .
L'IRS peut accepter les enregistrements de comptabilité électronique de la plupart des logiciels de comptabilité populaires et peut demander ces documents afin de réduire le papier imprimé et de réduire le besoin de demandes de suivi.
Que faire si je fais appel d'un jugement d'impôt?
Pour les déclarations de revenus canadiennes, l'ARC avertit également que si vous avez déposé une opposition ou un appel , vous devriez conserver vos dossiers jusqu'à ce que l'affaire soit réglée et jusqu'à ce que le délai pour interjeter appel soit expiré (ce qui peut vouloir dire exercice financier particulier de plus de six ans).
Il en va de même en cas d'appel d'un jugement fiscal américain - conserver tous les dossiers jusqu'à ce que le processus d'appel soit terminé.
Notez également que lorsque vous faites appel d'un jugement fiscal en plus de conserver des copies de toute la correspondance papier, vous devez également tenir des registres écrits de chaque réunion ou conversation téléphonique avec les fonctionnaires des impôts, y compris la date, l'heure et le sujet de la conversation. Garder des dossiers complets augmentera vos chances d'un appel réussi.
Puis-je obtenir une exception à la règle des six ans?
Si vous voulez disposer de vos documents d'affaires au Canada avant la fin de la période minimale de six ans, vous devez obtenir la permission écrite du directeur de votre bureau des services fiscaux. Le formulaire à utiliser est T137 , Demande de destruction de livres et d'enregistrements. L'Agence du revenu du Canada peut ou non accorder une exception. Si vous détruisez vos documents papier ou électroniques avant six ans sans la permission de l'ARC, vous pourriez faire l'objet de poursuites.
Notez que l'ARC peut également exiger que certains ou tous les enregistrements soient conservés pendant une période supplémentaire.
Que faire si je ferme mon entreprise ?
Si votre entreprise n'est pas constituée (p. Ex. Une entreprise individuelle ou une société de personnes ), vous devez également conserver vos dossiers pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition. Une entreprise constituée en société doit conserver les registres pendant deux ans à compter de la date de dissolution de la société.
Que faire si mes documents sont perdus, volés ou détruits (par le feu, l'inondation, etc.)?
Si vous avez demandé des déductions mais que vous ne pouvez pas produire les pièces justificatives appropriées à la demande de l'ARC ou de l'IRS, vos réclamations risquent d'être refusées. Si les documents ont été volés ou détruits par un cas de force majeure, ou si vous pouvez fournir la preuve du vol ou de la destruction, tels que des photographies des dommages, des copies de rapports de police ou d'incendie, etc.
L'ARC / IRS peut considérer vos demandes de façon plus favorable. Cependant, en réclamant des déductions, le fardeau de la preuve incombe au contribuable .
Il est de votre responsabilité de prendre toutes les mesures raisonnables pour assurer la protection de vos livres et registres électroniques , qu'ils soient conservés dans votre propre entreprise ou par une tierce partie (comme un comptable ou un comptable). Les copies de sauvegarde doivent être faites et conservées en lieu sûr ou (pour les documents électroniques) sur un support de sauvegarde ou sur un stockage en nuage.
Si vous n'avez pas de copies de sauvegarde, vous devrez faire tous les efforts pour reconstituer vos dossiers en contactant les banques, les sociétés émettrices de cartes de crédit, les fournisseurs, etc. pour obtenir des copies de vos dossiers. Vous pouvez également avoir besoin de l'aide d'un avocat fiscaliste pour négocier avec l'ARC ou l'IRS.
Le nombre d'années est différent au Canada et aux États-Unis
Question: Combien de temps dois-je conserver mes documents d'affaires?
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Aux fins de l'impôt, vous devez conserver vos déclarations de revenus et vos autres documents commerciaux pendant six ans au cas où l'Agence du revenu du Canada (ARC) déciderait d'examiner vos déclarations de revenus et / ou de vérifier votre petite entreprise. ( Ne veulent pas d'une vérification de l'ARC Évitez ces 10 drapeaux rouges .) Cela comprend les dossiers sur support papier ou électronique et devrait inclure toutes les pièces justificatives pour le revenu et les réclamations pour les dépenses déductibles.
Pour les déclarations de revenus américaines, «conserver les documents pendant trois ans à compter de la date où vous avez produit votre déclaration originale ou deux ans à compter de la date à laquelle vous avez payé la taxe, selon la plus tardive de ces déclarations. dossiers pour sept ans si vous déposez une réclamation pour une perte de titres sans valeur ou déduction de créances irrécouvrables "( IRS ).
Apprendre encore plus:
Qu'est-ce qui compte comme revenu d'entreprise au Canada?
Quelles dépenses d'entreprise peuvent être déduites?
En fait, l'Agence du revenu du Canada (ARC) indique que «si vous produisez votre déclaration à temps , gardez vos dossiers pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent» (nous soulignons). Cependant, les six années sont à partir de la fin de la période pour laquelle la déclaration de revenus a été déposée, donc pour une déclaration de revenus déposée en 2015, vous devez conserver les dossiers jusqu'au 31 décembre 2021 (un jour moins de sept ans). La plupart des entreprises conservent leurs dossiers pendant sept ans pour éviter toute confusion.
Si vos documents sont sous forme électronique, ils doivent être disponibles dans un format lisible par l'ARC. Pour de plus amples renseignements sur les exigences en matière de tenue de dossiers électroniques, voir la circulaire de l'ARC IC05-1R1, Tenue de dossiers électroniques .
L'IRS peut accepter les enregistrements de comptabilité électronique de la plupart des logiciels de comptabilité populaires et peut demander ces documents afin de réduire le papier imprimé et de réduire le besoin de demandes de suivi.
Que faire si je fais appel d'un jugement d'impôt?
Pour les déclarations de revenus canadiennes, l'ARC avertit également que si vous avez déposé une opposition ou un appel , vous devriez conserver vos dossiers jusqu'à ce que l'affaire soit réglée et jusqu'à ce que le délai pour interjeter appel soit expiré (ce qui peut vouloir dire exercice financier particulier de plus de six ans).
Il en va de même en cas d'appel d'un jugement fiscal américain - conserver tous les dossiers jusqu'à ce que le processus d'appel soit terminé.
Notez également que lorsque vous faites appel d'un jugement fiscal en plus de conserver des copies de toute la correspondance papier, vous devez également tenir des registres écrits de chaque réunion ou conversation téléphonique avec les fonctionnaires des impôts, y compris la date, l'heure et le sujet de la conversation. Garder des dossiers complets augmentera vos chances d'un appel réussi.
Puis-je obtenir une exception à la règle des six ans?
Si vous voulez disposer de vos documents d'affaires au Canada avant la fin de la période minimale de six ans, vous devez obtenir la permission écrite du directeur de votre bureau des services fiscaux. Le formulaire à utiliser est T137 , Demande de destruction de livres et d'enregistrements. L'Agence du revenu du Canada peut ou non accorder une exception. Si vous détruisez vos documents papier ou électroniques avant six ans sans la permission de l'ARC, vous pourriez faire l'objet de poursuites.
Notez que l'ARC peut également exiger que certains ou tous les enregistrements soient conservés pendant une période supplémentaire.
Que faire si je ferme mon entreprise ?
Si votre entreprise n'est pas constituée (p. Ex. Une entreprise individuelle ou une société de personnes ), vous devez également conserver vos dossiers pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition. Une entreprise constituée en société doit conserver les registres pendant deux ans à compter de la date de dissolution de la société.
Que faire si mes documents sont perdus, volés ou détruits (par le feu, l'inondation, etc.)?
Si vous avez demandé des déductions mais que vous ne pouvez pas produire les pièces justificatives appropriées à la demande de l'ARC ou de l'IRS, vos réclamations risquent d'être refusées. Si les documents ont été volés ou détruits par un cas de force majeure, ou si vous pouvez fournir la preuve du vol ou de la destruction, tels que des photographies des dommages, des copies de rapports de police ou d'incendie, etc.
L'ARC / IRS peut considérer vos demandes de façon plus favorable. Cependant, en réclamant des déductions, le fardeau de la preuve incombe au contribuable .
Il est de votre responsabilité de prendre toutes les mesures raisonnables pour assurer la protection de vos livres et registres électroniques , qu'ils soient conservés dans votre propre entreprise ou par une tierce partie (comme un comptable ou un comptable). Les copies de sauvegarde doivent être faites et conservées en lieu sûr ou (pour les documents électroniques) sur un support de sauvegarde ou sur un stockage en nuage.
Si vous n'avez pas de copies de sauvegarde, vous devrez faire tous les efforts pour reconstituer vos dossiers en contactant les banques, les sociétés émettrices de cartes de crédit, les fournisseurs, etc. pour obtenir des copies de vos dossiers. Vous pouvez également avoir besoin de l'aide d'un avocat fiscaliste pour négocier avec l'ARC ou l'IRS.
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